Digital Transformation: da dove cominciare a digitalizzare la tua azienda?

In questo periodo si fa molto parlare di Industria 4.0 e di digital transformation. Molte imprese sentono l’urgenza di innovarsi, di fare qualcosa di nuovo, di adattarsi ai tempi che cambiano. La verità è che spesso non sanno però da dove cominciare.

Questo articolo vuol essere una breve guida per cominciare a riflettere su quali sono le attività che puoi digitalizzare così da innestare nella tua azienda risparmi e ottimizzazioni.

Quali attività digitalizzare?

Passaggio di dati da Computer a Computer

Devi cominciare a pensare a quali siano le attività che passano da computer a computer grazie all’impiego di uno “sposta carte”, che o le spedisce da computer a computer (es.: Tizio mi manda una mail che io giro a un mio collaboratore) o stampa ciò che riceve o lo inserisce in altri ambienti (es.: Marco mi manda un preventivo, io lo stampo, lo inserisco manualmente nel gestionale delle fatture e, dal gestionale, lo inserisco nel software dei pagamenti). È una sorta di copia e incolla umano.

Ad esempio, qualche mese fa sono stato in un’azienda in cui avevano deciso di avere un’unica casella e-mail: così credevano di poter controllare meglio quello che succedeva.

Quando arrivava una mail, una persona la stampava e la porta alla persona a cui è destinata, che rispondeva, mandvaa la risposta alla persona che l’ha stampata, che invia la mail di risposta.

Attività sempre uguali ma che fai sempre da zero 

Mi spiego meglio con un esempio. Io ho avuto, per anni, delle attività online. Quando le persone mi chiedevano delle informazioni, di solito, riscrivevo la risposta per ogni e-mail. Ho impiegato diversi anni per capire che, avendo solo cinque prodotti, i clienti non potevano farmi troppe tipologie di domande.

Prima di capirlo, però, inventavo ogni volta il lavoro e lo implementavo in maniera diversa: rispondevo sempre alle stesse domande, ma sempre in modo diverso, con parole diverse. 

La verità è che a queste situazioni si può applicare il principio di Pareto: nell’80% dei casi le domande saranno sempre le stesse.

Quando fai sempre le stesse cose ma le fai sempre in modo diverso, devi riuscire a decidere un solo modo e digitalizzarlo.

Informazioni necessarie per lavorare non accessibili a tutti gli interessati 

Ti faccio un esempio.

È da un mese che come imprenditore sono in polemica aziendale. Il mio principale punto di polemica è che ho bisogno di conoscere tutte le informazioni aziendali senza dover chiedere a nessuno: mi rifiuto di dover alzare la cornetta e chiedere a un mio collaboratore un’informazione su un qualsiasi argomento. So che vado contro la normalità, ma io non accetto il fatto di non essere a conoscenza di tutto: voglio la più totale trasparenza.

Inoltre, voglio che il passaggio di informazioni non avvenga mai per via manuale.

Se il mio collaboratore che si occupa di servizio clienti ha risposto a trenta e-mail, che parlavano di determinate problematiche riguardanti due prodotti specifici diversi, io devo sapere quali siano i prodotti e quali le problematiche ad essi riferite.

Questo perchè, oltre allo spreco di dover pensare in due alle cose, c’è anche un problema di “asincronicità”: nel momento in cui hai bisogno di un’informazione da un determinata persona, non sempre quella persona è effettivamente libera per dartela. E, magari, quando è libera, non lo sei tu.

E, ovviamente, c’è anche il problema gestionale. Ciò significa che, più ritardo io ho su queste informazioni, più difficoltà ho nel gestire tutte le situazioni.

Naturalmente, questo è il mio punto di vista, ovvero quello di un imprenditore capo dell’azienda. Esiste anche il punto di vista dei collaboratori: se sono arrivati dei contatti, non tutti sanno dove poterli andare a trovare; se è arrivato del lavoro da coordinare, non tutti sanno come fare; se vogliono sapere se una persona ha pagato o meno, non sanno dove controllare; se vogliono rispondere a quella persona e non sanno come fare, non sanno nemmeno dove trovare la risposta.

Tutte le volte che mancano delle informazioni o dobbiamo trovare un modo per farcele dire, non solo dal punto di vista gestionale o imprenditoriale, ma anche dal punto di vista dei collaboratori, si perde tempo e organizzazione.

Perdite di Informazioni

È un altro grosso problema.

Quante volte ti capita di perdere pezzi di informazioni fondamentali per la tua azienda? E non parlo solo per gli imprenditori: anche i collaboratori si trovano sicuramente nella stessa situazione. Molto spesso succede che venga detta una cosa, che cade nel dimenticatoio, si scordano parti di progetti…

Perdere parti di informazione è il segno che si sta usando un canale di comunicazione che non funziona a dovere.

Se io dico una cosa ad un mio collega, per esempio, le parole volano nell’aria e si perdono. L’unico modo che ho di essere sicuro che lui recepisca è scrivergli ciò che dico. Solo che, così facendo, rimane il fatto che non sarà facile per lui ritrovare l’informazione scritta, perché non sa dove cercarla.

Ricordo che anni fa, c’era nella nostra azienda un responsabile completamente contrario all’adozione di qualsiasi tipo di tool condiviso per la gestione dei task, dei progetti… Sosteneva che fosse responsabilità di ognuno ricordarsi ciò che deve fare.

È vero: in un mondo perfetto, può succedere una situazione del genere. Ma non si può impostare un’azienda sulla speranza che siano tutti come quel responsabile, che si ricorda perfettamente sempre ciò che deve fare!

È fondamentale che tu capisca dove si blocchino i progetti che inizi, perché, molte volte, ci sono problemi organizzativi generati dalla mancanza di un tool per la gestione dei progetti.

La problematica collegata a questa è la mancanza di comunicazione, per il seguente motivo. La differenza tra svolgere mansioni in maniera individuale e corretta e utilizzare dei sistemi è che, se tu usi solamente comunicazioni scritte, ma le altre persone non lo fanno, per esempio, significa che non hai risolto nessun problema dell’azienda in maniera sistemica: sei l’unica persona organizzata all’interno dell’azienda. Se sei così, ti faccio i miei più sentiti e sinceri complimenti, ma non hai risolto il problema organizzativo dell’azienda.

Multi-canalità

Il problema che riscontriamo in continuazione in molte aziende sono i canali multipli di informazione: spesso devono ritardare i progetti, perché abbiamo venti canali di comunicazione attivi.

Ci sono aziende dove le persone collaborano tra di loro o con i loro clienti con innumerevoli canali: 

  1.   Messaggi su WhatsApp;
  2.   Messaggi vocale;
  3.   Chiamate
  4.   Messaggi su Facebook 
  5.   SMS;
  6.  Email;
  7.  Trello;
  8.  Slack;
  9.  Comunicazioni live (durante le riunioni).

[Marco Da Rin Zanco]

Il tema della multi-canalità è una sfida, perché, all’interno dell’azienda, puoi obbligare tutti a usare un certo tipo di canale: il problema sono i clienti.

Una volta, il cliente ti telefonava o ti mandava una mail. Adesso, tutti gli imprenditori hanno un’enorme quantità di persone che può contattarli su un altrettanto enorme quantità di canali. Se non dai loro sistemi e procedure, tendenzialmente, preferiscono comunicare con te attraverso il canale su cui si sentono di più a loro agio (è un aspetto che Piernicola ha trattato anche in “Il Cliente Fanatico”).

È una sfida da affrontare e risolvere.

Da dove cominciare? Digitalizzare o non Digitalizzare?

Per capire se convenga digitalizzare un determinato processo, devi prendere in considerazione i seguenti parametri.

Tutte le volte che devi digitalizzare un processo c’è un investimento, che ti permetterà di risparmiare tempo nel breve o nel lungo periodo. Devi capire quanto tempo sia.

Ad esempio prendiamo l’emissione delle fatture di un’azienda. Potresti avere un’amministrativo che impiega tra le cinque e le dieci ore al mese, per fare le fatture. Con un software, nel breve periodo, digitalizzare quest’attività mi farebbe quindi risparmiare dieci ore di lavoro, e nel lungo periodo, risparmierei la somma di tutte quelle ore mensili usate per compilare fatture.

Visto che la mia collaboratrice viene pagata, sostanzialmente, ad ora di lavoro, risparmierò lo stipendio che le ho dato fino a quel momento per il lavoro che faceva.

Se la pago 20 € all’ora, in un mese, calcolando dieci ore di lavoro, risparmio 200 €, ma, in un anno, risparmio 2.400 €, in media.

In questo caso, la digitalizzazione della gestione delle fatture non è un’attività che mi fa guadagnare di più: al massimo mi fa risparmiare tempo.

Ma, se riuscissi a digitalizzare un processo di marketing, guadagnerei molto di più. 

Lo stesso ragionamento vale per le quotazioni. Spesso capita di richiederne una, che viene inviata solo dopo settimane (ammesso che, a un certo punto, arrivi). È un aspetto che mi stressa in una maniera mostruosa!

Ogni tanto, quando un mio collaboratore deve comprare qualcosa e, in risposta alla domanda sul prezzo, mi dice:

“Sto aspettando che mi dica quanto costa. Ha detto che dovrebbe rispondermi tra due lunedì.”

A me viene un’agitazione interna! Non esiste che io debba aspettare così tanto per una cosa così semplice.

È più facile che succeda nel medio o nel lungo periodo: è difficile che accada nel breve periodo.

Le categorie di risparmio sono made up, perché, quando guardi a delle attività da digitalizzare, devi decidere in base a quali criteri vadano valutate.

Di conseguenza:

  •     Risparmio di Tempo: quanto tempo fisico viene risparmiato con la digitalizzazione dell’attività di riferimento?

Tale parametro non prende in considerazione solo il tempo impiegato da un collaboratore a compiere una determinata mansione: si riferisce anche al tempo aziendale, necessario per commissionare i vari lavori.

  •     Risparmio di Soldi: quanti spendi in meno se digitalizzi l’attività di riferimento?
  •     Aumento dei Guadagni: se digitalizzi l’attività di riferimento, guadagni di più, di meno o resti alla stessa somma di prima?
  •     Miglioramento del Prodotto: se digitalizzi l’attività, quanto valore ha in più un prodotto? Quanto lo puoi far pagare in più?

Quando dico che sono categorie made up, intendo dire che puoi aggiungere, a queste tre basi che ti ho illustrato, quante categorie ritieni siano opportune per un’analisi più approfondita dell’attività della tua azienda. Le categorie che inserisci devono essere utili per te.

Per farti un esempio, prima ho preso in considerazione lo stress del proprietario.

Non sono dei parametri fissi: sono dei punti di valutazione, quindi devono essere utili a te.

Per esempio, per capire quanto valga la centralizzazione del log delle chiamate, devi basarti sul risparmio di tempo e denaro, sull’aumento del guadagno e sul miglioramento del prodotto, ma puoi anche basarti sullo stress dell’imprenditore, sulla formazione delle persone, sulla facilità di implementazione, sul rischio di perdita di informazioni, sul blocco organizzativo… Puoi trovare un’enorme quantità di altri criteri da poter inserire nel foglio base che Marco ha creato per te.

È possibile che tu abbia bisogno di risparmiare soldi o denaro, ma è anche possibile che tu abbia completamente delle altre necessità. La cosa fondamentale è darsi dei criteri per comprendere quali siano le priorità.

Fondamentale, secondo me, è la distinzione lungo e breve periodo. A breve, vedremo che una delle discriminanti tra cercare un tool, facendotelo andar bene, una volta trovato, e creare qualcosa di specifico è proprio il tempo che hai a disposizione. Come vedrai, il tool può essere comprato una mattina ed essere operativo la sera stessa: si ottengono risultati immediati. Progettare un software, chiaramente, richiede molto più tempo.